Tietosuojaseloste
Johtotieto Oy:n tietosuojaseloste
Johtotieto Oy kunnioittaa yksityisyyttäsi ja on sitoutunut henkilötietojesi suojeluun. Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on kertoa sinulle, kuinka me keräämme, käsittelemme ja jaamme henkilötietojasi, kun asioit kanssamme. Lisäksi selosteessa kerrotaan tietosuojaoikeuksistasi.
TIETOSUOJASELOSTE
- KUKA ON REKISTERINPITÄJÄ?
- MITÄ TIETOJA KERÄÄMME JA MITEN?
- HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA OIKEUDELLINEN PERUSTE
- KERÄTTYJEN TIETOJEN JAKAMINEN
- TIEDONSIIRROT KOLMANSIIN MAIHIN
- SÄILYTYSAJAT
- KUINKA VOIT KÄYTTÄÄ TIETOSUOJAOIKEUKSIASI?
- MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN
1. KUKA ON REKISTERINPITÄJÄ?
Tässä selosteessa kuvaillun henkilötietojen käsittelyn rekisterinpitäjä on:
- JOHTOTIETO Oy
Jos sinulla on kysymyksiä tästä tietosuojaselosteesta, ota meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteessa info@johtotieto.fi.
2. MITÄ TIETOJA KERÄÄMME JA MITEN?
Seuraavaksi kerromme sinulle, mitä henkilötietojasi voimme kerätä ja miten kerääminen tapahtuu. Kohdasta 3 löydät kaavion, jossa olemme eritelleet henkilötietojesi keräämisen tarkoitukset sekä henkilötietojen käsittelyn oikeudellisen perusteen.
Voimme kerätä, käyttää, säilyttää ja siirtää erityyppisiä henkilötietojasi, jotka olemme ryhmitelleet seuraavalla tavalla:
- Yhteystiedoilla tarkoitetaan sähköpostia, puhelinnumeroa, osoitetta ja muita tietoja, joiden avulla voimme tavoittaa sinut.
- Profiilitiedoilla tarkoitetaan tietoja intresseistäsi, antamastasi palautteesta ja vastauksistasi kyselyihin, osallistumisestasi tapahtumiimme.
- Teknisillä tiedoilla tarkoitetaan IP-osoitettasi, kirjautumistietojasi, selaintietojasi (selaimen tyyppi ja versio), aikavyöhykettä ja sijaintiasi, selaimen laajennustyyppiä ja -versiota, käyttöjärjestelmää ja alustaa sekä muita teknisiä laitteita, joita käytetään verkkosivustomme käyttämiseen.
- Käyttötiedoilla tarkoitetaan tietoja, joista ilmenee vuorovaikutuksesi verkkosivustomme ja muiden palveluiden kanssa.
- Organisaatiotiedoilla tarkoitetaan tietoja koskien edustamaasi organisaatiota.
- Lokitiedoilla tarkoitetaan tietoja tieto- ja viestintäjärjestelmien käytöstä.
- Viestitiedoilla tarkoitetaan sähköposteja ja muita sähköisiä viestejä.
Kun käytät verkkosivustoamme tai palveluitamme, voimme automaattisesti kerätä Teknisiä tietoja sekä Käyttötietoja käyttämistäsi laitteista, selailustasi ja selailukäyttäytymisestäsi. Keräämme mainittuja tietoja evästeiden ja muiden vastaavien teknologioiden avulla. Käytämme evästeitä vain, jos olet antanut suostumuksesi niiden käyttöön, ellei kyse ole sivuston toiminnan kannalta välttämättömistä teknisistä evästeistä.
3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA OIKEUDELLINEN PERUSTE
Käsittelemme henkilötietojasi vain lain sallimissa rajoissa. Käsittelemme henkilötietojasi useimmiten seuraavissa tilanteissa:
- Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, johon olemme sitoutuneet tai olemme sitoutumassa kanssasi yleisen tietosuoja-asetuksen 6(1)(b) artiklan mukaisesti.
- Käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi yleisen tietosuoja-asetuksen 6(1)(c) artiklan mukaisesti tai oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi yleisen tietosuoja-asetuksen 9(2)(f) artiklan mukaisesti.
- Olet antanut meille suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn yleisen tietosuoja-asetuksen 6(1)(a) tai 9(2)(a) artiklan mukaisesti.
- Käsittely on tarpeen meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät sinun etusi tai perusoikeutesi ja -vapautesi syrjäyttävät tällaiset edut yleisen tietosuoja-asetuksen 6(1)(f) artiklan mukaisesti.
Alla on taulukko, jossa olemme kuvanneet kaikki tarkoitukset, joita varten tulemme käyttämään henkilötietojasi ja millä oikeudellisella perusteella käsittelemme tietojasi. Olemme myös kuvanneet oikeutetun etumme, jos käsittely perustuu tähän oikeudelliseen käsittelyperusteeseen.
Tarkoitus/Aktiviteetti
Tietotyyppi
Käsittelyperuste, sisältäen myös perustelut oikeutetun edun käyttämiselle
Yhteyshenkilöiden yhteystietojen ylläpito, sisältäen:
Relevanttien sidosryhmien ja yhteyshenkilöiden kartoittamisen;
Yhteyshenkilöiden tunniste- ja yhteystietojen tallentamisen, säilyttämisen, ja päivittämisen
(A) Tunnistetieto
(C) Yhteystieto
(E) Profiilitieto
(I) Organisaatiotieto
Meillä on oikeutettu etu kartoittaa toimintamme kannalta relevantteja yhteyshenkilöitä ja hallinnoida näiden yhteystietoja. (GDPR 6.1.(f))
Hankehenkilötietojen hallinnointi
(A) Tunnistetiedot
(I) Organisaatiotieto
Käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteemme noudattamiseksi. (GDPR 6.1. (c))
Asiakaskyselyiden järjestäminen ja hyödyntäminen
(A) Tunnistetiedot
(C) Yhteystiedot
(E) Profiilitieto
(M) Lokitiedot
(N) Viestitiedot
(I) Organisaatiotieto
Käsittely on tarpeen oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi. (GDPR 6.1. (f))
Erillisverkkojen oikeutettu etu on kehittää palveluitaan asiakaskokemusten avulla.
Sidosryhmien kontaktointi
(A) Tunnistetiedot
(C) Yhteystiedot
(E) Profiilitieto
(M)Lokitiedot
(N) Viestitiedot
(I) Organisaatiotieto
Käsittely on tarpeen oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi. (GDPR 6.1. (f))
Johtotiedon oikeutettu etu on tärkeiden sidosryhmien informointi liiketoiminnan tilanteesta.
Uutiskirjeiden ja muun markkinoinnin lähettäminen
(A) Tunnistetiedot
(C) Yhteystiedot
(E) Profiilitieto
(H) Markkinointi- ja viestintätieto
(I) Organisaatiotieto
Meillä on oikeutettu etu lähettää sinulle relevanttia markkinointia. (GDPR 6.1.(f))
Kommunikointi sähköpostitse tai verkkosivustolla tai muilla sähköisillä alustoilla
(A) Tunnistetieto
(C) Yhteystieto
(E) Profiilitieto
(H) Markkinointi- ja viestintätieto
(I) Organisaatiotieto
Meillä on oikeutettu etu kommunikoida kanssasi. (GDPR 6.1.(f))
Verkkosivustomme hallinnointi ja suojaaminen (mukaan lukien vianmääritys, tietojen analysointi, testaus ja järjestelmän ylläpito)
(A) Tunnistetieto
(C) Yhteystieto
(F) Tekninen tieto
(G) Käyttötieto
Käsittely on tarpeen oikeutettujen etujemme vuoksi hallinto- ja IT-palveluiden tarjoamiseksi, verkkoturvallisuuden takaamiseksi ja petosten estämiseksi. (GDPR 6.1.(f))
Data-analytiikan käyttäminen verkkosivuston, palvelun, markkinoinnin, asiointisuhteiden ja kokemusten kehittämiseksi
(F) Tekninen tieto
(G) Käyttötieto
(I) Organisaatiotieto
Käsittely on tarpeen oikeutettujen etujemme vuoksi, jotta voimme pitää verkkosivustomme ajan tasalla ja merkityksellisenä, kehittää toimintaamme ja parantaa markkinointistrategiaamme. (GDPR 6.1.(f))
Käytämme evästeitä – muita kuin ehdottoman välttämättömiä teknisiä evästeitä – vain, jos olet antanut suostumuksesi. (GDPR 6.1.(a))
Käsittely on tarpeen oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi. (GDPR 6.1. (f))
Johtotiedon oikeutettu etu on omaisuuden ja tiedon suojaaminen.
Asiakkaan tilaamien palveluiden ja niihin liittyvien palvelupyyntöjen toteuttaminen
(A) Tunnistetieto
(C) Yhteystieto
(I) Organisaatiotieto
(M) Lokitiedot
Käsittely on tarpeen meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät sinun etusi tai perusoikeutesi ja -vapautesi syrjäyttävät tällaiset edut yleisen tietosuoja-asetuksen 6(1)(f) artiklan mukaisesti.
Oikeutetun edun kohteena on suoritettujen tilausten tilausoikeuden varmistaminen, toimeksiantojen oikeellisuuden tarkastaminen sekä suoritettujen tilausten ja toimeksiantojen sisällön varmistaminen jälkikäteen sekä toimitusten etenemisen informointi sekä jatkuvan palvelun aikainen muutos- ja häiriötiedottaminen
4. KERÄTTYJEN TIETOJEN JAKAMINEN
Voimme luovuttaa tietojasi kolmansille osapuolille seuraavissa tilanteissa:Voimme luovuttaa tietojasi kolmansille osapuolille seuraavissa tilanteissa:
- Kun se on tarpeen kohdassa 3 listattuja tarkoituksia varten.
- Julkisille viranomaisille, veroviranomaisille tai täytäntöönpanoviranomaisille tai muutoin lain niin edellyttäessä.
- Tilintarkastusyhteisölle tilintarkastusta varten.
- Verkkosivustollamme voidaan asettaa evästeitä ja kerätä tai siirtää tietoja kolmansille osapuolille. Pyydämme sinua tutustumaan verkkosivustollamme esillä olevaan evästeselosteeseen ja evästeasetuksiin saadaksesi tietoa näistä kolmansista osapuolista sekä tarkoituksista, joihin tietoja kerätään. Käytämme muita kuin välttämättömiä evästeitä vain, jos olet antanut siihen suostumuksesi.
- Henkilölle tai yhteisölle, joka hankkii kaikki tai suurimman osan yhtiöstämme, osakkeistamme tai omaisuudestamme tai jonka kanssa olemme fuusioitumassa.
- Kun me vilpittömässä mielessä uskomme, että tietojen luovuttaminen on tarpeen oikeuksiemme käyttämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden takaamiseksi, petoksen tutkimiseksi tai valtiohallinnon pyyntöön vastaamiseksi.
Jaamme tietoja, mukaan lukien henkilötietoja, luotettaville kolmansille palveluntarjoajillemme, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme ja ohjeidemme perusteella. Tällaisia palveluja ovat esimerkiksi IT-järjestelmien ylläpito ja kunnossapito, asiakaspalvelu analytiikka ja muut palvelut. Kolmansilla palveluntarjoajilla voi olla pääsy tai mahdollisuus käsitellä henkilötietoja, jotta he voivat tarjota edellä mainittuja palveluita meille. Kolmannet osapuolet eivät saa hyödyntää henkilötietojasi muihin, kuin niihin tarkoituksiin, jotka liittyvät heidän tarjoamiinsa palveluihin. Olemme solmineet tietojenkäsittelysopimukset kyseisten kolmansien osapuolten kanssa.
5. TIEDONSIIRROT KOLMANSIIN MAIHIN
Emme siirrä tietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolisiin maihin ellemme ole varmistaneet siirron täyttävän yleisen tietosuoja-asetuksen V luvun vaatimukset.
6. SÄILYTYSAJAT
Säilytämme keräämiämme henkilötietoja niin pitkään, kuin meillä on edelleen jatkuva oikeutettu etu tai velvollisuus tietojen säilyttämiseen. Kun tällainen oikeutettu etu tai velvollisuus tietojen säilyttämiseen päättyy, poistamme tai anonymisoimme henkilötietosi.
Tekniset tiedot ja Käyttötiedot säilytetään 24 kuukauden ajan tietojen keräämisestä lukien.
Tietoja voidaan säilyttää myös pidempään, jos meillä on laillinen velvoite tietojen säilyttämiseen tai jos säilyttäminen on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi oikeudellisessa menettelyssä.
7. KUINKA VOIT KÄYTTÄÄ TIETOSUOJAOIKEUKSIASI?
Sinulla on useita eri oikeuksia liittyen omiin henkilötietoihisi. Alta löydät tiivistettynä nämä oikeudet sekä tiedon siitä, kuinka voit käyttää näitä oikeuksia ja mitä rajoituksia niihin liittyy.
Tiettyjen edellytysten täyttyessä sinulla on oikeus:
- Oikeus pyytää pääsyä henkilötietoihisi. Tämän oikeuden avulla voit saada kopion kaikista henkilötiedoista, joita säilytämme sinusta sekä varmistaa, että käsitellemme kyseisiä tietoja lainmukaisesti.
- Oikeus pyytää henkilötietojesi korjaamista. Tämän oikeuden avulla voit pyytää meitä korjaamaan sinua koskevat tiedot, jotka ovat epätarkkoja tai vääriä.
- Oikeus pyytää tietojesi poistamista. Tämän oikeuden avulla voit pyytää meitä poistamaan tai siirtämään henkilötietoja silloin kun tietojen käsittelylle ei ole enää sopivaa perustetta.
- Oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä silloin kun käsittelyperusteena on meidän (tai kolmannen osapuolen) oikeutettu etu ja sinulla on henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvä syy vastustaa tietojen käsittelyä. Sinulla on myös aina oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.
- Oikeus pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista. Tämän oikeuden avulla voit pyytää meitä lopettamaan tietojesi käsittelyn esimerkiksi siksi aikaa, että varmistat tietojen tai käsittelyperusteen oikeellisuuden.
- Oikeus pyytää tietojesi siirtoa järjestelmästä toiseen.
- Jos käsittely perustuu vain suostumukseesi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta sellaisten henkilötietojen käsittelyn laillisuuteen, joka on suoritettu suostumukseen perustuen ennen suostumuksen peruutusta.
Jos haluat käyttää mitään edellä mainituista oikeuksistasi, voit olla meihin yhteydessä sähköpostitse info@johtotieto.fi. Yhteydenottosi jälkeen toteutamme toiveesi tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Sinulla on oikeus tehdä ilmoitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle, jos olet tyytymätön tapaan, jolla käsittelemme henkilötietojasi. Suomessa ilmoituksen voi tehdä Tietosuojavaltuutetun toimistolle osoitteessa https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle.
8. MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN
Tätä tietosuojaselostetta voidaan tarvittaessa päivittää kuvastamaan muuttuvia oikeudellisia ja toiminnallisia vaatimuksia. Suosittelemme säännöllisesti vierailemaan verkkosivustollamme saadaksesi tiedon päivittyneistä tietosuojakäytännöistämme.